COMMISSION DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
COMMISSION DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
S’assurer que tout ce qui permet d’identifier une personne physique soit sécurisé et confidentiel.
Norme simplifiée n°2019–001/CDP du 19 AVRIL 2019 DE LA COMMISSION DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
OBJET :
SIMPLIFICATION DES DECLARATIONS DE TRAITEMENTS DE DONNEES PERSONNELLES RELATIFS A LA GESTION DES PERSONNELS DANS LES ORGANISMES PUBLICS ET PRIVES
La Commission de protection des données personnelles du Sénégal (CDP), réunie en session plénière 19 avril 2019 sous la présidence de Madame Awa NDIAYE, Présidente ;
Vu l’Acte Additionnel A/SA. 1/01/10 relatif à la protection des données à caractère personnel dans l’espace CEDEAO ;
Vu la loi n°97-17 du 1er décembre 1997 portant Code du travail ;
Vu la loi n°61-33 du 15 juin 1961 relative au statut général des fonctionnaires ;
Vu la loi n°2008-12 du 25 janvier 2008 portant sur la protection des données à caractère personnel ;
Vu le décret n°2008-721 portant application de la loi n°2008-12 du 25 janvier 2008 ;
Vu la délibération modificative n°2016-00230/CDP du 26 août 2016 portant règlement intérieur de la Commission de protection des Données Personnelles (CDP) ;
Vu le procès-verbal de la session plénière du 19 avril 2019 de la Commission de protection des données personnelles.
EMET, APRES DELIBERATION, LES MESURES SUIVANTES :
I. Objet :
En application de l’article 19 de la loi n°2008-12 du 25 janvier portant protection des données à caractère personnel, la CDP établit et publie des normes destinées à simplifier l’obligation de déclaration.
A ce titre, les organismes publics et privés conformes aux exigences de la présente norme simplifiée peuvent effectuer une déclaration simplifiée pour les traitements mis en œuvre dans le cadre de la gestion de leurs personnels.
Ces exigences sont :
II. Les finalités du traitement :
Les finalités visées dans le cadre de la présente norme simplifiée sont :
II .1. La gestion administrative et financière et la gestion organisationnelle du travail :
La gestion administrative et financière et la gestion organisationnelles du travail peut comprendre :
II.2. La mise à la disposition des employés d’outils informatiques :
Le traitement de données personnelles des salariés à des fins de mise à disposition d’outils informatiques prend en compte :
II.3. La formation et le suivi des carrières :
Le traitement de données personnelles à des fins de formation et de suivi des carrières des employés comprend notamment :
III. Les catégories de données traitées :
Les catégories de données pertinentes pour la gestion du personnel sont les suivantes :
IV. Les catégories de personnes concernées :
Les personnes concernées par le traitement sont les employés et collaborateurs des organismes publics ou privés et quelle que soit la nature de la relation professionnelle (salarié, intérimaire, stagiaire, consultant, conseiller), ainsi que les membres de leur famille.
V. Les destinataires des données :
Les personnes et structures habilitées à recevoir communication des données citées au point 3 de la présente norme sont, notamment :
Les données peuvent être communiquées à tout autre organisme public légalement habilité.
VI. La durée de conservation des données :
Les données à caractère personnel ne peuvent être conservées au-delà de dix (10) ans après le départ de l’employé, sous réserve de dispositions particulières fixant une durée de conservation.
VII. Les droits des personnes concernées :
Les personnes employées dans les organismes publics et privés exercent leurs droits à l’égard du traitement de leurs données dans les conditions fixées par la loi n°2008-12 du 25 janvier 2008 portant protection des données en ses articles 58 et suivants.
Ces droits sont :
Les salariés sont informés du traitement de leurs données personnelles, notamment de l’identité du responsable du traitement, des finalités et des destinataires des données.
Cette information doit être portée dans une clause du contrat de travail ou dans un document écrit ou électronique remis au salarié lors de l’embauche.
L’employeur doit mettre en place toutes les mesures nécessaires pour permettre aux salariés d’accéder à leurs données personnelles.
Les modalités d’exercice du droit d’accès doivent être précisées dans une note de service ou dans un document écrit ou électronique remis au salarié lors de l’embauche.
L’employeur communique les données demandées par les salariés dans un délai ne dépassant pas un (01) mois.
Les salariés ont le droit de s’opposer aux traitements de leurs données personnelles ne répondant pas à une obligation légale de l’employeur ou à une nécessité de service.
Les modalités d’exercice du droit d’opposition doivent être précisées dans une note de service ou dans un document écrit ou électronique remis au salarié lors de l’embauche.
Les salariés ont le droit de demander que leurs données personnelles inexactes ou incomplètes soient rectifiées, complétées, mises à jour ou supprimées.
Les modalités d’exercice du droit d’accès doivent être précisées dans une note de service ou dans un document écrit ou électronique remis au salarié lors de l’embauche.
VIII. Les mesures de sécurité :
Les organismes publics ou privés doivent prendre toutes les mesures de sécurité techniques et organisationnelles utiles pour préserver la sécurité des données, conformément à l’article 71 de la loi n°2008-12 du 25 janvier 2008.
L’employeur doit, notamment empêcher que les données personnelles des salariés soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
IX. Le recours à un sous-traitant :
Lorsque l’employeur fait appel à un sous-traitant (cabinet comptable, fiscal et Ressources Humaines) pour l’externalisation de la gestion administrative et financière de son personnel, celui-ci doit présenter des garanties appropriées pour la sécurité et la confidentialité des données personnelles qu’il traite.
Par ailleurs, le sous-traitant s’engage à traiter les données personnelles des salariés de façon confidentielle.
Un engagement de confidentialité signé par le sous-traitant est consigné au contrat qui le lie à l’employeur.
X. Dispositions finales :
Tout traitement mis en œuvre par un organisme public ou privé pour la gestion de son personnel, non conforme aux dispositions de la présente norme simplifiée, ne peut faire l’objet d’une déclaration simplifiée auprès de la CDP.
Les traitements non conformes à la présente norme sont régis par la déclaration normale.
Télécharger NS N°1_Gestion du personnel.pdf
Télécharger FORMULAIRE DE DECLARATION SIMPLIFIEE.docx